営業や販売会社に所属していて、製品の仕様や品質問題について企画、設計、製造などの関連部門に対して報告書やレポートを書くことがあります。このレポートを書く時は特に注意が必要です。
＜営業から製品の仕様についてレポートするのが難しい理由＞
私の前職では営業担当者に設計や製造の経験がないことが多く、設計や製造の担当者が求めている情報を分かっていないことがありました。営業担当者としては顧客の「困っている」「信用を失う」「損失が出る」というのは重要な点ですが、設計や製造の技術者にはその点を強調しても響きません。
＜使うべきでない表現＞
営業では製品の品質や仕様について対策してほしい、という気持ちで感情的な表現になってしまうのは避ける必要があります。
「大問題」「たくさん」「みんな」「多発」、「対策して」「お客さんが困っている」「売り上げに影響する」「規格に通らなくなって売れない」「ここで信用を失うと取り戻すのは困難だ」・・・などです。
＜事実を正確に伝える＞
発生した問題を正確に伝えるのが最も近道です。
・ 問題となっている製品名、仕様、サイズ、報告日
・ 顧客で発生している問題（被害、誰が、いつ、どうなった）
・ 顧客で問題を発見した方法（誰が、いつ、何をしていて）
・ 実際に起こっている問題（報告者が現認したこと）
・ 実際に起こっている件数
・ 顧客の要望（修理、代品、原因回答、影響調査報告、在庫入替え、その他）
・ 原因（報告者の推測があれば理由を添えて）
・ 感想（報告者の意見）
など
これらを「多数」ではなく「3件以上」など客観的な表現で報告すると効果的です。そのうえで営業担当者の原因の推測や感想を添えると分かりやすいと思えば主観として追記すればよいでしょう。こうしたレポートは設計、製造、品質部門に分かりやすいだけでなく、営業部長や経営者としても発生している問題が具体的であれば、状況を想像できるので後押ししやすくもなります。
ところが、この感覚をすべての担当者に求めるのは困難です。レポートの中身を標準化して正確で読みやすくするためには、人を教育するよりもうまいひな形（書式）を作成して改訂していくのが有効です。実はひな形を使い慣れるとその報告書の有効性や意図は担当者にも浸透していくことが多いと感じています。
中小企業で製造業の皆様へまとめ
・部門間の報告書は簡素に事実を共有できるように書式（ひな形）を作りましょう。
・簡素に事実を伝えるレポートは蓄積すると後で見返した時にも有益です。
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